Definir papéis e mapear responsabilidades para trabalho em conjunto
Papel é o nome dado a um artefato para facilitar o cuidado de diversas áreas de um trabalho em conjunto. Ele se diferencia de cargos principalmente por potencializar flexibilidade, adaptabilidade e fluidez.
Papel delimita um escopo a ser cuidado. Em uma tecnologia social que estruturei no passado, usei o nome de contorno em vez de papel. Justamente para destacar a ideia de contornar um escopo a ser cuidado.
Para facilitar o uso de um contorno, sugiro iniciar a definição da razão de existir e o mapeamento de responsabilidades.
Responsabilidades são acordos de expectativas sobre as principais ações recorrentes que as pessoas cuidarão em um determinado contorno.
Elas deixam explícitas quaisquer coisas que não são facilmente deduzidas ao ler o nome e a razão de existir de um contorno.
O que responsabilidades de um contorno não fazem
Responsabilidades não criam expectativas de comportamento. Para isso, crie acordos pessoais/comportamentais.
Responsabilidades não limitam a autonomia de uma pessoa para fazer qualquer outra ação. Elas determinam a principal atividade e o mínimo esperado.
Responsabilidades não impedem que pessoas de outros contornos realizem algo descrito nas responsabilidades do contorno. Para impedir que isso ocorra crie um acordo que impeça que outros contornos façam algo ou atribua recursos de controle exclusivo ao próprio contorno.
Responsabilidades normalmente não criam expectativas sobre a periodicidade de realização das ações. A pessoa que estiver atuando em um contorno que tenha essas responsabilidades, julgará quando é necessário tomar ação referente a cada uma das responsabilidades.
Responsabilidades não informam o que é esperado de qualquer contorno e pessoas atribuídas a eles. A intenção é definir responsabilidades específicas de um contorno que diferenciam-se de outros contornos.
Princípios para declarar responsabilidades
Começar com verbo no infinitivo: Corrigir, Definir, Realizar, etc.
Explicitar especificar qualquer ambiguidade que necessariamente possa trazer prejuízo, paralisia por análise ou atraso no trabalho, em vez de mais liberdade para agir.
Descrever qual é a participação particular e ativa em uma atividade.
Para facilitar, EVITE esses verbos:
APROVAR → Essa ação limita ação de outra pessoa. Responsabilidades não deveriam limitar. Se deseja limitar o tipo de interação com qualquer artefato organizacional, então utilize recursos de controle exclusivo, processo ou acordos estruturais.
ALINHAR → Alinhamento é algo ambíguo. O que é esperado com o alinhamento? Se aconselhar ou aconselhar alguém? Consultar? Compartilhar informação?
COLABORAR ou Responder pessoas (ou mensagens de pessoas) → Já é esperado que as pessoas colaborem e se comuniquem. Reflita, o que especificamente é esperado nessa colaboração.
GARANTIR ou ASSEGURAR → Em vez dessas ações, especifique como deseja garantir ou assegurar para chegar em algo mais prático.
REUNIR → Em vez de algo como “reunir”, descubra o que deseja realizar com a reunião, o que deseja resolver ou decidir, e quais as responsabilidades específicas nisso.
GERENCIAR PESSOAS → Responsabilidades não deveriam prever autoridade e poder. Especifique o que está por trás de gerencial. Aconselhar, mentorar, treinar?
Processo para mapeamento de responsabilidades
Se você deseja mapear e definir responsabilidades baseadas no cenário atual do seu time ou organização, abaixo está um processo que pode ajudar.
Passo 1 — Descreva tarefas dos últimos 30 dias
Anote tarefas que executou e decisões que tomou nos últimos 30 dias.
Uma tarefa ou decisão por linha ou post-it.
Regras
Ignore tarefas pontuais e que não seja esperada que faça de novo em outro momento.
Ignore tarefas esperadas de qualquer pessoa colaboradora.
Exemplos de tarefas e expectativas que costumam ser de qualquer pessoa colaboradora:
…Contribuir com as pessoas
…Estudar e melhorar habilidades
…Dar visibilidade do seu trabalho
…1+1 com coordenadores e pares
Passo 2 — Transforme tarefas em responsabilidades
Avalie as tarefas que escreveu no passo acima e reescreva em termos de responsabilidade, começando com verbos.
Siga as regras gerais sobre definição de responsabilidades, citadas mais acima no início do texto.
Dicas:
Ao ler uma atividade para tentar descobrir o que estava por trás dela e trasformar em responsabilidades, faça perguntas: por qual motivo essa tarefa? e como ela foi realizada? qual foi minha participação ativa?
Na responsabilidade descreva qual é a sua participação ativa em uma atividade.
Explicite o que é ambíguo ao tentar transformar atividades como:
“Criei um documento para outra área” → O que era esperado com esse documento? O que ele define e qual área? E o que é de sua responsabilidade nisso? Exemplo: Definir prioridade do produto XPTO.
“Participei de uma ideação” → O que esperavam especificamente de você nessa ideação? Qual era o intuito da ideação? Exemplo: “Avaliar e fomentar oportunidades de negócios no mercado”
“Tive algumas reuniões comerciais” → O que era esperado das reuniões? E o que era esperado de você? Há algum escopo específico para poder definir como responsabilidade? Exemplo: Criar e manter oportunidades comerciais no mercado.
“Reunião com time de design” → Qual foi o propósito da reunião? O que era esperado de você? Quais foram suas atividades e decisões na reunião?
“Discussão de roadmap” → O que seria ‘discussão’ e qual seria sua responsabilidade específica nisso? Alguma decisão que dependa de você?
“Correção de bugs” → Ex: Corrigir bugs quando solicitado pelo @atendimento
Passo 3 — Agrupamento de responsabilidades — Contornos
Caso você tenha a intenção de descobrir e definir os contornos baseados no agrupamento de responsabilidades, siga este passo.
Agrupe responsabilidades com afinidade.
Dê um nome ao agrupamento para identificar essas responsabilidades.
Tente manter o limite de até 5 responsabilidades.
Regras básicas
Dê preferência a uma versão enxuta e simples dos agrupamentos.
Não tente chegar a algo perfeito. Isso poderá ser continuamente adaptável. Tenha apenas bom o suficiente por agora.
O nome do agrupamento deve dar uma ideia rápida do que se trata esse conjunto de responsabilidades.
O agrupamento deve ser por afinidade e NÃO por atualmente uma pessoa executar um grupo de responsabilidades que talvez não sejam tão correlacionadas ou não tenham afinidade entre si.
Agrupamentos mais atômicos são mais fáceis de distribuir entre pessoas quando necessário e permitem mais flexibilização e adaptação. Cuidado com agrupamentos com muitas responsabilidades.
Lembre-se que uma pessoa NÃO poderá fazer apenas uma parte do que está agrupado, e sim tudo que está no agrupamento.
Quer saber mais sobre outras definições e artefatos organizacionais? Conheça a tecnologia social Contornos.