processo de produto foco & fôlego
derivado do processo shape up
processo originalmente criado em 2021 em meu antigo blog.
resolvi atualizar e relançar aqui em 2025.
[atualização: 28/abril/2025]
a intenção desse processo é oferecer um guia concreto o suficiente para direcionar ação, mas flexível o bastante para permitir adaptações à realidade de cada contexto, limites encontrados e, crucialmente, com o apoio crescente da inteligência artificial (ia).
inspirações e integrações do processo
shape up da basecamp (crédito a ryan singer e equipe)
integra a perspectiva de ia atuando como uma assistente poderosa em diversas etapas, como detalhado no meu texto ‘produto digital: processo com assistência de inteligência artificial’.
outras referências sobre o shape up:
livro online e gratuito: ShapeUp da Basecamp (Ryan Singer)
A better way to plan, build, and ship products | Ryan Singer (creator of “Shape Up")
SHAPE UP na prática: O framework único da 37signals de gestão e criação de produtos digitais (em português)
ShapeUp — um resumo (em português; Bruno Pedroso)
motivação: superando dores comuns
desafios comuns: iniciativas que se arrastam, falta de clareza, dificuldades em escalar, decisões centralizadas ou confusas, falta de autonomia na implementação.
excesso de reuniões: muitas vezes síncronas, para mitigar riscos não antecipados ou por falta de clareza sobre responsabilidades, consumindo tempo de foco. *a ia pode ajudar a otimizar tarefas e gerar documentação, liberando tempo.*
definição superficial: falta de tempo para aprofundar propostas e mitigar riscos adequadamente. a ia pode auxiliar na análise de riscos e na geração de rascunhos iniciais.
foco em tarefas, não em valor: armadilha de medir sucesso pela quantidade, não pelo impacto, gerando produtos que não resolvem bem as necessidades e acumulam débitos.
desperdício de tempo com estimativas: planejamentos longos e detalhados que raramente preveem o tempo real ou os desafios que surgem durante a implementação.
backlogs e roadmaps longínquos: investimento de tempo em previsões detalhadas de futuro, quando planos servem melhor para refletir sobre o presente.
a lei de parkinson: "o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização."
princípios do processo
ciclos de foco e fôlego em vez de produtividade máxima constante.
estratégia acima de metas.
apostas sob demanda acima de planos futuros detalhados.
período de tempo fixo (apetite) acima de escopo fixo de tarefas.
período de tempo fixo (apetite) em vez de estimativa de tempo de tarefas.
trabalho mais assíncrono como padrão, potencializado por documentação clara (ia pode ajudar a gerar resumos).
times dinâmicos por projetos em vez de times fixos.
assistência de ia integrada às etapas, quando benéfico, para acelerar, analisar ou gerar artefatos.
abordagem proposta: foco e fôlego com apetite definido
apostas com apetite: em vez de prever quanto tempo algo levará, definimos quanto tempo estamos dispostos a investir (apetite).
resultados claros: se a implementação no tempo definido deu certo, ótimo. se não, seguimos os padrões do ciclo sem prolongar.
estratégia como guia: a estratégia define a direção e os limites, não o destino e os passos exatos.
ciclos de foco e fôlego: períodos dedicados ao trabalho direcionado (foco) alternados com períodos para reflexão, aprendizado, descanso e novas experiências (fôlego).
benefícios do ciclo de foco com prazo fixo
criação de uma urgência saudável que favoreça tomada decisões e adaptação do escopo para entrega em um período de tempo que decidiram investir na implementação. por terem ciclos e propostas definidos, evita uma cultura de urgência e pressão que tira a saúde e resiliência do sistema.
visão em túnel intencional temporária: priorizar o projeto em mãos, negligenciando demais tarefas. no livro UpStream o autor Dan Heath fala que “a primeira coisa a perceber é que “criar urgência” consiste basicamente em cooptar o poder do tunelamento para o bem. em vez de tentar escapar do túnel — como ocorre com a discussão sobre folga, podemos tentar usar o foco extremo que ele fornece em nossa vantagem. quem não foi mais produtivo — e mais motivado — ao declarar uma data limite (deadline)? um prazo fornece urgência artificial a uma tarefa. […] à medida que o prazo se aproxima, você acaba descartando todo o resto e fazendo o que é preciso ser feito (get it done).”
evitar mudanças de contexto e realização de multitarefas. mesmo breves bloqueios mentais criados pela troca de tarefas podem custar até 40% do tempo produtivo de alguém, de acordo com Meyer e outros pesquisadores.
evitar interrupções. ppós uma interrupção, demora em média 25 minutos para retornar à tarefa original, de acordo com Gloria Mark.
benefícios do ciclo de fôlego
evitar visão em túnel prolongada
garantir resiliência do sistema organizacional: a busca por produtividade máxima constante tende a comprometer isso
reflexão e aprendizado — tempo que permite emergir + atividades e dinâmicas intencionais
sentir e responder com novas estratégias e insights
engajamento com ideias e projetos temporários que as pessoas se interessam
desenvolvimento, mentoria, estudos e treinamento
experiências não planejadas
saúde das pessoas colaboradoras
inspiração e criatividade
na pesquisa In Praise of Slack: Time Is of the Essence diz que “a folga organizacional, em termos de tempo e [recursos humanos] que não estão constantemente sujeitos a medidas de eficiência a curto prazo, é importante para as organizações que lidam com os desafios do século XXI […] as demandas futuras por flexibilidade estratégica e por integrar aprendizado e conhecimento em todas as organizações destacam a necessidade de reexaminar a importância do tempo no trabalho organizacional — e reconhecer que todos os recursos organizacionais não podem ser comprometidos com os esforços imediatos de produção, se quisermos ter tempo para prestar atenção, pense e se beneficie do conhecimento adquirido”.
cuidado com cultura de pressão e urgência contínua
o texto your thinking rate is fixed argumento que nossa taxa de pensamento—a velocidade com que podemos processar profundamente, discernir e compreender informações complexas—é relativamente fixa e muito mais lenta do que nossa capacidade de leitura.
tentar forçar um pensamento mais rápido, especialmente sob pressão, geralmente leva a decisões piores e a uma compreensão superficial, pois não podemos simplesmente acelerar nossos processos cognitivos sob demanda.
em vez de focar em acelerar o pensamento, deveríamos nos concentrar em melhorar a qualidade das nossas decisões ao longo do tempo, desenvolvendo habilidades, usando modelos mentais e, crucialmente, dando ao nosso cérebro o tempo necessário para processar informações adequadamente, muitas vezes desacelerando em vez de acelerar.
padrões do processo
papéis envolvidos no processo (com possível assistência de ia)
o processo sugere 8 papéis, mas uma pessoa pode atuar em mais de um, e um papel pode ter mais de uma pessoa.
a ia pode facilitar essa sobreposição e atuar como assistente para qualquer papel. leia o texto ‘produto digital: processo com assistência de inteligência artificial’ para saber mais detalhes.
decisor: define a estratégia de foco do período; aposta nas soluções na mesa de apostas. (ia pode ajudar a analisar propostas vs. critérios).
investigador: entende as necessidades do público e do negócio (jtbd, mercado, dados qualitativos/quantitativos, feedback). (ia auxilia massivamente na pesquisa, análise de grandes volumes de dados, sumarização, identificação de padrões, análise de tendências/concorrentes).
delimitador de problema: define o recorte específico do problema a ser abordado, baseado na estratégia e investigação. (ia pode ajudar a sintetizar informações para facilitar a delimitação).
definidor de soluções (shaper): apresenta propostas de soluções (dsi) para a mesa de apostas, baseado na investigação, consultando designers implementadores. (ia auxilia no brainstorming, escrita inicial, análise de riscos, geração de diagramas ou rascunhos).
a proposta deve ter: principais funcionalidades, riscos e incertezas (pendências do que decidir e sobre decisões tomadas), além de explicitar o que está fora de escopo (daquilo que pareceria óbvio estar dentro, mas intencionalmente será deixado de fora).
designer ux-ui: define a experiência do usuário, mapeamento de fluxos complexos, criação e manutenção de sistemas de design (design systems) e componentes reutilizáveis, colaboração na mitigação de riscos de usabilidade e experiência, avaliação de ui.
líder de implementação: apoia a coordenação do projeto; dá visibilidade do progresso; remove obstáculos. (ia pode ajudar a sumarizar progressos e identificar riscos).
implementador: implementa as soluções selecionadas; realizar quebra de escopos; tira dúvidas técnicas. (ia auxilia com "vibe coding" na criação de telas e utilização de componentes, implementação de código, refatoração, testes, depuração, análise de código, criação de protótipos funcionais).
ciclo de foco (adaptável; experimente entre 2 a 4 semanas)
trabalho direcionado: período para foco intenso nas atividades planejadas.
minimizar interrupções: evitar interromper times de implementação durante este ciclo.
trilhas paralelas: durante um ciclo de foco, duas trilhas de trabalho ocorrem em paralelo:
implementação: construção das soluções que foram apostadas no ciclo anterior.
investigação e definição: investigação, delimitação de problemas e definição de soluções (shaping) para o próximo ciclo.
trilha de descoberta e definição (preparando o próximo ciclo)
investigação contínua:
responsabilidade: investigadores.
atividades: pesquisas (jtbd, mercado), entrevistas, análise de dados (uso, feedback, suporte), análise de concorrência e tendências. (ia é extremamente útil para acelerar e aprofundar essas análises).
resultado: conhecimento estruturado e compartilhado sobre o espaço do problema. bases de conhecimento podem ser exploradas com ia.
delimitação do problema:
responsabilidade: delimitadores de problema.
atividade: definir claramente o problema específico a ser resolvido no próximo ciclo, com base na estratégia e nos achados da investigação. ia pode sintetizar informações relevantes.
definição de solução (shaping):
responsabilidade: definidores de solução.
fluxo e etapa atual: submissão de ideias -> seleção -> definição de solução (shaping) -> mesa de apostas -> versão simplificada.
definição e mitigação de riscos (durante as semanas iniciais/intermediárias do ciclo):
selecionar ideias alinhadas à estratégia, problema delimitado e votos (com liberdade de escolher outras).
definir mais soluções do que caberão na mesa de apostas (algumas serão descartadas).
convidar designers e implementadores para colaborar na definição e mitigação de riscos (usabilidade, técnicos, escopo).
criar artefatos suficientes para entendimento profundo da solução propostas: diagramas, fluxos, rascunhos brutos (formas simples, pincel grosso). concretizar a ideia e facilitar a discussão, sem se prender a detalhes que podem mudar ou ser irrelevantes se a ideia for descartada ia pode gerar artefatos baseados em instrução humana.
soluções complexas: podem precisar de mais de um ciclo para definição e mitigação de riscos antes de irem para aposta (ex: novos produtos). nesses casos, pode-se investir em protótipos de alta fidelidade com ajuda de designers e ia.
definir apetite: classificar cada solução como pequena (ex: 1-2 semanas de implementação) ou grande (ex: ciclo completo de implementação).
mesa de apostas (próximo ao fim do ciclo de foco atual):
evento tipicamente síncrono onde decisores (máx. 3, com perspectivas diversas) selecionam quais soluções definidas serão implementadas no próximo ciclo de foco. ia pode ajudar pontualmente a analisar propostas vs. critérios.
número de apostas depende da capacidade de implementação.
soluções descartadas são arquivadas (sem backlog formal). podem ser retrabalhadas e submetidas em ciclos futuros.
evento online aberto (ao vivo ou gravado) para observação (não participação) de outras pessoas da organização para transparência.
versão simplificada da solução (após a mesa de apostas, no período final do ciclo de foco atual):
implementadores convidados elaboram a versão simplificada das soluções recém-apostadas (que serão completamente implementadas no próximo ciclo).
foco: solidificar a experiência central, definir interações chave, disponibilizar artefatos essenciais (componentes chave, fluxos detalhados).
eficiência: utilizar componentes reutilizáveis é crucial. ferramentas de ia podem acelerar a criação da versão simplificada. a intenção é ter o necessário para a implementação completa no próximo ciclo.
formação de projetos e times (ao final do ciclo de foco atual):
agrupar soluções apostadas em projetos para o próximo ciclo.
formar times (auto-organizados ou com apoio dos decisores) com as habilidades necessárias para cada projeto do próximo ciclo.
selecionar um líder de implementação para cada projeto do próximo ciclo.
trilha de implementação (construindo as soluções do ciclo atual)
kick-off: no início do ciclo, o time avalia a dsi (definida no ciclo anterior), tira dúvidas com o definidor.
autonomia com limites: time adapta o escopo para entregar a solução proposta dentro do apetite definido.
times enxutos: idealmente 1-3 implementadores por projeto. com ia, times menores podem ser viáveis.
mapeamento inicial: primeiros dias dedicados a entender a proposta, mapear escopos e listar tarefas iniciais de cada escopo. ia pode ajudar a mapear escopos a partir da definição de solução.
descoberta contínua: novas tarefas surgirão conforme a implementação avança.
progresso: líder de implementação compartilha progresso dos escopos periodicamente. ia pode sumarizar.
suporte: definidores de solução e designers dão suporte sob demanda.
demonstração e encerramento: ao final do ciclo, compartilha o que foi feito (e o que foi retirado/adaptado). se não entregue, explicar obstáculos e próximos passos (geralmente, voltar para etapa de delimitação do problema ou definição de solução para implementar em ciclo futuro ou abortar).
tecnologia: implementação pode usar codificação manual assistida por ia, "vibe coding", ou combinações. a tendência é ia assumir mais codificação rotineira.
qualidade: testes automatizados (bdd, unitários, etc.) podem ser escritos e executados com auxílio de ia.
ciclo de fôlego (sugestão: 1-2 semanas, ajustável)
propósito: tempo para experimentação, melhorias (bugs, débitos técnicos), aprendizado, descanso, inspiração. essencial para a resiliência e inovação.
atividades possíveis: hackathons (explorar ia), pesquisa de clima, revisão de arquitetura/design, estudo, correção de bugs importantes, submissão/votação de ideias para o próximo ciclo de definição.
submissão e votação de ideias: (1) qualquer pessoa pode submeter ideias na primeira semana; (2) votação aberta a todos na segunda semana para direcionar o próximo ciclo de definição de solução.
regras simples para design e implementação de versão mínima
antes da aposta — foco em ux com rabiscos:
diagramas e fluxos: use diagramas e rascunhos brutos (formas simples, pincel grosso) para concretizar a ideia e facilitar a discussão, sem se prender a detalhes (cor, layout) que podem mudar ou ser irrelevantes se a ideia for descartada. ia pode gerar esses artefatos rapidamente.
foco na versão mínima: pense nos affordances (elementos de interação) e no fluxo principal. use ou crie componentes reutilizáveis, telas e funcionalidades. ia pode acelerar essa etapa.
regras simples para implementação
mapear escopos: dividir o projeto em partes significativas e independentes que podem ser concluídas em poucos dias. ia pode auxiliar no mapeamento inicial.
começar pelo núcleo: abordar uma parte central e nova do problema nos primeiros dias.
integrar continuamente: unir frontend e backend (ou diferentes partes do sistema) desde o início para mitigar riscos. seja codificando ou usando vibe coding.
entregar o quanto antes: não esperar o fim do ciclo. entregas incrementais facilitam correções e feedback. ia pode acelerar a criação de versões funcionais mínimas.
evitar débitos técnicos propositais: concluir o que começar. não deixar trabalho pela metade esperando voltar depois. use ia para análise de qualidade e refatoração.
apresentar progresso — durante as semanas intermediárias até o final do ciclo de implementação: mostrar o estado da implementação para receber feedback e ajustar o escopo final a tempo.
perguntas e respostas
como iniciar o experimento com este processo?
converse com times que sentem as dores do processo atual. apresente esta abordagem.
convide times voluntários para experimentar.
valide por partes:
adotar os ciclos de foco + fôlego (com duração adaptada).
implementar os papéis definidos.
praticar a definição de solução (shaping) com apetite definido.
incentivar comunicação assíncrona e reduzir reuniões.
introduzir ferramentas de ia pontualmente em algumas etapas.
quando acontecem reuniões nos ciclos?
padrão: assíncrono. reuniões são exceção, especialmente no ciclo de foco para quem está envolvido na implementação.
exceções (foco): pré-agendadas (mentoria/apoio) ou sob demanda (decisão urgente/complexa). sempre rápidas (máx 30min) e com poucas pessoas (2-3).
registro: decisões de reuniões são documentadas e compartilhadas. ia pode transcrever/sumarizar.
ciclo de fôlego: mais aberto a reuniões — necessárias — com mais de 3 pessoas e dinâmicas de grupo.
como saber se uma proposta de solução está bem definida (dsi)?
concreta o suficiente para guiar a ação, abstrata o suficiente para dar autonomia na implementação. ia pode ajudar a rascunhar e avaliar clareza.
elementos típicos:
motivação (problema/oportunidade).
regras e padrões essenciais.
fluxos e rascunho da interface (conceito bruto, não prescritivo). ia pode ajudar.
riscos mitigados (técnicos, usabilidade, escopo). consultar implementador/designer; ia pode ajudar na análise inicial.
limites claros ("o que não fazer", “quais armadilhas evitar”).
possíveis perguntas e respostas. ia pode antecipar.
exemplos de propostas
proposta de uma funcionalidade feita pelo Ryan Singer (ex-estrategista de Produto da Basecamp) usando linguagem de padrões e um rascunho referenciando os padrões. se desejar, assista ao vídeo dele escrevendo essa proposta.
motivação:
o que se espera com a proposta:
proposta bruta inicial do Hey World feita pelo Jason Fried (CEO da Basecamp) no produto Hey. Veja o tweet dele sobre isso. observe que apesar de conter limites, ainda é aberta o suficiente para desenhar e implementar.
essa é uma imagem recortada da proposta. ainda assim, possivelmente ela não continha todos os tópicos que comento mais acima para uma proposta. e esse é um ponto importante: tenha o que for necessário para o seu contexto e necessidades.
o que fazer se a versão simplificada para o próximo ciclo levar mais tempo que o período final do ciclo atual?
a definição de solução (shaping) deve tentar antecipar e simplificar para que a implementação caiba no tempo.
a definição de solução deve esclarecer como cortar escopo necessário e o que é nice-to-have.
se mesmo seguindo essas diretrizes não couber:
alocar mais pessoas (risco de coordenação).
usar intensivamente ia e compontentes existentes para acelerar.
considerar se a solução talvez fosse complexa demais para o apetite definido.
o que fazer se a implementação não terminar no ciclo de foco?
interromper é a norma para preservar o ritmo, manter credibilidade do apetiti de tempo e a importância do ciclo de fôlego.
padrão: parar o trabalho e avaliar a delimitação do problema e definição da solução do ciclo atual. o que pode ser refinado para minimizar riscos e tentar implementar em um ciclo futuro?
potencial: abandonar projeto. possivelmente a solução possui maior complexidade do que foi previsto e há outros projetos mais prioritários.
raridade: estender por um período no ciclo de fôlego, apenas se tudo estiver claro, riscos mitigados e tarefas finais forem essenciais e bem definidas.
como lançar um novo produto que exige mais de um ciclo?
questione a necessidade. tente lançar um produto simples valioso em um ciclo. ia acelera essa parte.
se necessário, lance internamente ou para um grupo pequeno após o primeiro ciclo.
implemente funcionalidades adicionais em ciclos seguintes, expandindo o lançamento gradualmente.
colete feedback continuamente. use ia para analisar.
como lidar com bugs e débitos técnicos?
podem virar propostas para a mesa de apostas (competindo com novas funcionalidades).
podem ser trabalhados no ciclo de fôlego (conforme interesse e risco). ia pode ajudar a identificar/corrigir.
pode haver um time rotativo dedicado a isso em alguns ciclos.
como avançar arquitetura e sistemas?
podem ser propostas para a mesa de apostas.
times dedicados (temporários ou fixos) podem trabalhar nisso em paralelo
pode ser propostas voluntárias para o ciclo de fôlego.
ia pode auxiliar na análise da arquitetura atual.
como compartilhar atualizações?
durante: atualizar em qua etapa o escopo está
criar tarefas que foram percebendo que serão necessárias dentro dos cards dos escopos. é natural que no primeiro dia da iniciativa ainda não tenham todas as tarefas, porém nos primeiros dias a maior parte já terá surgido e deveria ser registrada.
marcar como done as tarefas que vão sendo feitas dentro do card do escopo referente.
comentar sobre progresso da iniciativa derntro do próprio card da iniciativa (não do escopo), podendo mencionar o link dos escopos que desejarem referenciar. o board e o card de iniciativas deveria ser o board que nos dá uma visão ampla e rápida do andamento.
no comentário tentar informar qual (1) progresso teve, (2) quais riscos ou bloqueios surgiram, ou (3) quais decisões ou mudanças foram feitas.
ia pode gerar resumos.
após: atualizar status; compartilhar demonstração (vídeo/imagens), o que foi feito vs. esperado, o que foi cortado.
quais referências podem ajudar?
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